Osoba produktywna to taka, która w życiu wykonuje czynności skutecznie, dobrze, z umiarem, a także wie kiedy przestać i odpocząć. Nie boi się ona stawiać ambitne cele i realizować je, oczywiście w miarę swoich możliwości i umiejętności. Ważne, aby nie mylić określenia „produktywność” z robieniem za wszelką cenę, po trupach, kosztem własnego samopoczucia.
Zatem, co zrobić, aby być lepszą wersją siebie, zadbać o swoją sferę rozwoju i zwiększyć produktywność?
1. Sowa czy skowronek?
Mówi się, że poranek jest najbardziej produktywna pora dnia. Czy to prawda? Trochę tak, a trochę nie…
Ludzie dzielą się na tych, którzy lubią wstawać rano i działać, oraz na tych, dla których najlepszą porą na pracę jest…. wieczór. Badania wykazały, że to, o jakiej porze jesteśmy najproduktywniejsi, zależy od tzw. chronotypu, którego rodzaj zazwyczaj jest przekazywany genetycznie. Chronotyp wskazuje w jakiej porze dnia jesteśmy najbardziej aktywni, jest to nasz naturalny, biologiczny wskaźnik czasu produktywności!
Wybierz swoją porę dnia i zdecyduj, czy jesteś sową, czy może raczej rannym ptaszkiem i działaj! Jeśli dostosujesz swój rytm dnia do własnego chronotypu, staniesz się znacznie produktywniejszy.
2. Work-life balance
Kiedy pracujesz – pracujesz. A gdy odpoczywasz – odpoczywasz. Nie próbuj mieszać tych dwóch sfer życia! Przecież im szybciej skończysz pracę, tym więcej czasu pozostanie Ci na relaks, relacje
z bliskimi i rozwój osobisty. Taki podział pozwala w pełni cieszyć się czasem wolnym, uwalnia głowę od martwienia się pracą, a w pracy mobilizuje do skupienia się i efektywności.
Znalezienie równowagi między pracą a życiem prywatnym może być wyzwaniem, ale jest pierwszym krokiem do sukcesu w ≥życiu zawodowym i osobistym. Najważniejszym elementem jest ustalenie jasnych granic między obowiązkami zawodowymi a czasem wolnym. Ważne jest, aby świadomie zarządzać swoim czasem, planować przerwy i odpoczynek, a także angażować się w aktywności, które przynoszą szczęście i relaks. Regularne uprawianie sportu, spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi oraz dbanie o swoje hobby to elementy, które pomagają zrównoważyć intensywną pracę.
Warto również nauczyć się delegować zadania i mówić „nie” nadmiernym obowiązkom, aby uniknąć wypalenia zawodowego. Dzięki temu możesz cieszyć się pełnią życia, mając zarówno satysfakcję zawodową, jak i bogate, satysfakcjonujące życie osobiste.
3. Wszystko w swoim czasie - jedno zadanie na raz
Podstawą w zwiększaniu swojej produktywności jest skupianie się na jednej rzeczy na raz! Próbowanie załatwiania kilku problemów w jednym momencie może skończyć się niepowodzeniem. W końcu robiąc wszystko na raz, nie zrobimy niczego dobrze. Postaw na jakość, a nie ilość!
W dzisiejszym świecie, gdzie multitasking stał się normą, warto zwrócić uwagę na korzyści płynące z wykonywania jednej aktywności na raz. Skupienie się na jednym zadaniu pozwala na pełne zaangażowanie i lepszą koncentrację, co przekłada się na wyższą jakość pracy i szybsze osiąganie celów. Praktyka ta, znana również jako „single-tasking”, minimalizuje rozproszenia i zmniejsza stres związany z ciągłym przełączaniem się między różnymi zadaniami.
Daje to możliwość głębszego skupienia się na wykonywanej pracy, co prowadzi do większej efektywności i satysfakcji z osiąganych wyników. Dzięki temu nie tylko poprawiasz swoją produktywność, ale również dbasz o lepsze samopoczucie i zdrowie psychiczne.
4. Ustal priorytety!
Ustalanie priorytetów jest bardzo istotne, bo pozwala Ci uniknąć stresujących sytuacji. Dzięki temu, że określisz najważniejsze sprawy do załatwienia na dany moment, nie marnujesz czasu i energii na te mniej ważne! Jeśli nie wiesz, jak zabrać się do ustalania priorytetów, przeczytaj ten artykuł: link do artykułu o ustalaniu priorytetów.
Skuteczne zarządzanie czasem i produktywnością zaczyna się od umiejętności wyznaczania priorytetów. Skupienie się na priorytetach oznacza, że najważniejsze zadania są wykonywane w pierwszej kolejności, co minimalizuje stres i zapobiega odkładaniu ciężkich i trudnych obowiązków na później.
Dzięki temu podejściu, nie tylko zwiększasz swoją efektywność, ale również zapewniasz sobie spokój, wiedząc, że najważniejsze aspekty Twojej pracy są pod kontrolą.
5. Planuj swój czas
Jeśli dobrze zaplanujesz swój czas, wypiszesz swoje obowiązki i priorytety, oraz obliczysz ile czasu potrzeba Ci na pojedyncze zadania, przestaniesz martwić się, czy zdążysz ze wszystkim. Tym sposobem, wiele stresujących sytuacji po prostu zniknie! Oczywiście, samo planowanie nie wystarczy. Pamiętaj o dyscyplinie i regularności!
Warto rozpocząć dzień od sporządzenia szczegółowego planu, który uwzględnia priorytety oraz czas na przerwy i odpoczynek. Podział większych zadań na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania etapy pomaga uniknąć przytłoczenia i zwiększa poczucie kontroli nad obowiązkami.
Używanie technik takich jak Pomodoro, gdzie pracujesz przez 25 minut, a następnie robisz 5-minutową przerwę, znacząco poprawia koncentrację i efektywność. Ważne jest także, aby realistycznie oceniać czas potrzebny na wykonanie zadań i nie przeciążać swojego harmonogramu. Dzięki rozsądnemu planowaniu czasu, możesz wykonywać swoje obowiązki skuteczniej, redukując stres i unikając wypalenia zawodowego, co przekłada się na lepsze wyniki i większą satysfakcję z pracy.
6. Zacznij od najtrudniejszych!
Jeśli nie wiesz, co zrobić… zrób, co potrafisz! Trudne zadania mają to do siebie, że bardzo nas stresują, więc mamy tendencję do pozostawiania ich na później. Chyba w nadziei, że nowe zdolności spadną nam z nieba, a zadanie nagle stanie się banalnie proste.
Zamiast trwania w niepewności i kumulowania stresu, zacznij wykonywać trudne zadania od razu. Nie musisz ich skończyć – po prostu zacznij. Jeśli potrzebujesz, spytaj kogoś o radę, poszukaj wskazówek. Zobaczysz, że Twój umysł o wiele przyjaźniej podejdzie do wykonania tego wymagającego zadania!
7. Prokrastynacja to wróg produktywności
Nadmierna prokrastynacja jest największym wrogiem produktywności. Jak się jej pozbyć? Po pierwsze, dowiedz się, dlaczego wiecznie odkładasz obowiązki na później. Może boisz się, że coś się nie uda? Może nie jesteś pewny, jak do czegoś podejść? Znajdź przyczynę i postaraj się z nią rozprawić.
Spróbuj także zidentyfikować i wyeliminować obiekty i dźwięki, które sprawiają, że o wiele łatwiej się rozpraszasz. Hałas, smartfon, radio mogą być dobrymi pomocnikami prokrastynacji… Dlatego dostosuj przestrzeń, w której pracujesz i pozbądź się rozpraszaczy, które powodują u Ciebie chęć do prokrastynacji!
8. Metoda Pomodoro i nie tylko
Wielu z nas całkiem nieźle funkcjonuje stosując metodę pomodoro, według której powinniśmy pracować intensywnie przez 25 minut, a następnie zrobić sobie 5-minutową przerwę. A w Twoim przypadku, może jakaś inna metoda okaże się skuteczna?
1. Technika Pomodoro
Technika Pomodoro polega na pracy przez 25 minut, po której następuje 5-minutowa przerwa. Po czterech takich cyklach robi się dłuższą przerwę, trwającą 15-30 minut. Ta metoda pomaga zwiększyć koncentrację i utrzymać wysoki poziom energii przez cały dzień, a regularne przerwy zapobiegają wypaleniu.
2. Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera to narzędzie do zarządzania czasem, które pozwala klasyfikować zadania według ich pilności i ważności. Zadania dzielą się na cztery kategorie: pilne i ważne, ważne, ale nie pilne, pilne, ale nie ważne oraz niepilne i nieważne. Skupienie się na zadaniach ważnych, ale nie pilnych pomaga w długoterminowym osiąganiu celów.
3. Metoda Getting Things Done (GTD)
Metoda GTD, opracowana przez Davida Allena, opiera się na pięciu krokach: zbieraniu, analizowaniu, porządkowaniu, przeglądaniu i realizowaniu zadań. Dzięki temu podejściu, można skutecznie zarządzać wszystkimi zadaniami i projektami, eliminując stres i chaos związany z zapamiętywaniem wszystkiego.
4. Zasada 2-minutowa
Jeśli wykonanie jakiegoś zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, zrób to od razu. Ta zasada pomaga szybko uporać się z drobnymi obowiązkami i uniknąć ich nagromadzenia, co z kolei pozwala skupić się na bardziej złożonych i czasochłonnych zadaniach.
9. Wprowadź właściwe nawyki
Utrzymywanie porządku w miejscu pracy, korzystanie ze światła dziennego, wystarczająca ilość snu… Produktywność, tak naprawdę, jest mocno związana z naszym stylem i higieną życia, dlatego warto przeanalizować swoje nawyki i zastanowić się, czy moglibyśmy je poprawić!
Ustal stałe godziny pracy – pomaga w budowaniu rutyny i struktury dnia. Ustal konkretne godziny, w których będziesz pracować, i trzymaj się ich. Regularność pomaga w utrzymaniu koncentracji i produktywności, a także w oddzieleniu pracy od życia prywatnego.
Stwórz ergonomiczne stanowisko pracy – zadbaj o komfort i ergonomię swojego miejsca pracy. Wygodne krzesło, odpowiednio ustawione biurko i monitor na wysokości oczu mogą zapobiec bólowi pleców i zmęczeniu oczu. Ergonomiczne stanowisko pracy sprzyja dłuższej i bardziej komfortowej pracy.
Przygotuj przestrzeń do pracy – utrzymuj swoje biurko w czystości i wolne od zbędnych rzeczy. Przed rozpoczęciem pracy, przygotuj wszystkie potrzebne materiały i narzędzia, aby uniknąć rozproszeń i przerywania pracy. W końcu czyste i zorganizowane środowisko pracy to lepsza koncentracja!
Wyznacz strefę pracy – jeśli pracujesz z domu, wyznacz konkretną strefę, która będzie służyć tylko do pracy. Unikaj pracy w miejscach, które kojarzą się z relaksem, takich jak łóżko czy sofa. Wyraźne oddzielenie strefy pracy od strefy wypoczynku pomoże Ci lepiej skupić się na zadaniach.
Zaplanuj regularne przerwy – technika Pomodoro, gdzie pracujesz przez 25 minut, a następnie robisz 5-minutową przerwę, jest świetnym sposobem na utrzymanie wysokiego poziomu energii i koncentracji.
Zdrowe nawyki przed pracą – rozpocznij dzień od zdrowych nawyków, takich jak zjedzenie pożywnego śniadania, krótka sesja ćwiczeń lub medytacja. Te działania mogą zwiększyć poziom energii i przygotować umysł do produktywnego dnia pracy.
10. Znaj swoje granice
Nadmierna ilość pracy i presja, jaką na sobie wywieramy, aby osiągać jak najlepsze efekty, mogą doprowadzić do wielu negatywnych skutków! Nie musisz być produktywny non-stop. Przesadna chęć wykorzystywania każdej chwili życia na 100% może prowadzić do wypalenia lub toksycznej produktywności (link do artykułu o toksycznej produktywności).
Dlatego daj sobie także odpocząć. Medytuj, aby oczyścić umysł. Rozwijaj swoje pasje. Od czasu do czasu, pozwól sobie na świadomą prokrastynację. Żyj w równowadze!
11. Zdrowie a produktywność
Dobrze nawodniona, zdrowa osoba, w świetnej kondycji fizycznej może zdziałać cuda! Kiedy ciało, dusza i umysł są w formie, wykorzystujesz 100% swojego potencjału! Więc nie zapomnij o roli diety, sportu i świeżego powietrza, aby pomóc sobie w podbijaniu świata. Zadbanie o wszystkie elementy sfery rozwoju to klucz do pozytywnej produktywności!
Wprowadzenie powyższych sposobów to przepis na zwiększenie produktywności i zaoszczędzenie mnóstwa czasu!
